Los sistemas nacionales de archivos en América Latina y Vicenta Cortés Alonso, asesora de la UNESCO

National archive systems in Latin America and Vicenta Cortés Alonso, UNESCO adviser

Alicia Barnard Amozurrutia

barnard.alicia@gmail.com

Consultora independiente

Resumen

Los sistemas nacionales de archivo (SNA) en la Región de Latinoamérica y el Caribe se han constituido en la estructura organizacional como medio para coordinar y establecer los mecanismos para normatividad e interrelación con las unidades archivísticas operativas en el entorno gubernamental de los países centrales o federales. Varios archiveros reconocidos en el entorno internacional aportaron sus conocimientos para el SNA. Estos contribuyeron a establecer un marco teórico a fin de que UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos a través de Programa de Gestión de Documentos y Archivos, RAMP (por sus siglas en inglés) estuvieran en condiciones de promover la instauración de dicho sistema. El esquema fue, además, promovido mediante las asesorías directas en los países que lo solicitaran. Al respecto, se proporcionan antecedentes de RAMP, se revisan ciertos estudios y propuestas destinados para su instauración en los países miembros, así como los reportes técnicos de cuatro países que elaboró Vicenta Cortés Alonso en misiones como asesora de la UNESCO. Sus reportes son evidencia importante en cuanto las tareas para promover el establecimiento de los SNA la Región de América Latina y el Caribe como parte de la infraestructura de los aparatos de la administración pública. Se revisan los antecedentes que dan lugar a la creación del Programa de Gestión de Documentos y Archivo por UNESCO y los proyectos destinados a la instauración de los sistemas nacionales de archivo en los países de América Latina el Caribe, donde se destaca el impacto de las misiones realizadas por Vicenta Cortés Alonso, las cuales son comentadas. Se concluye ciertas reflexiones respecto de los sistemas nacionales en la actualidad.

Palabras clave

Sistemas Nacionales de Archivos; Vicenta Cortés Alonso; América Latina y el Caribe; RAMP; UNESCO;

Abstract

The national archival systems (NSS) in the Latin American and Caribbean Region have become the organizational structure as a means of coordinating and establishing mechanisms for regulations and interrelation with the records and archival units operating in the governmental environment of the central or federal countries. Several internationally recognized archivists contributed with their knowledge for the implementation of the SNA. Said contributions established a theoretical framework so that UNESCO and the International Council on Archives through the Archives and Records Management Programme (RAMP) would be in a position to promote the establishment of such a system. The scheme was also promoted through direct advice in countries that requested it. In this regard, background information on RAMP is provided, certain studies and proposals for its establishment in member countries are reviewed, as well as the technical reports of four countries prepared by Vicenta Cortés Alonso in missions as an advisor to UNESCO. Their reports are important evidence regarding the tasks to promote the establishment of the NSS in the Latin American and Caribbean Region as part of the infrastructure of the public administration apparatus. The background that gives rise to the creation of the Documents and Archive Management Program by UNESCO and the projects aimed at the establishment of national archive systems in the countries of Latin America and the Caribbean are reviewed, where the impact of the missions conducted by Vicenta Cortés Alonso is highlighted, which are commented. It concludes certain reflections regarding the national systems at present.

Keywords

National Archives Systems; Vicenta Cortés Alonso; Latin America and the Caribbean; RAMP; UNESCO

 

1. Introducción

Es sabido que en una época los archivos históricos existieron y aún existen casos, de manera independiente a los archivos que se generaban y gestionaban día a día. No obstante, se reconoce que el ciclo de vida de los documentos de archivo es el factor que permite un flujo dinámico de los documentos de archivo a través de su gestión y manejo cotidiano, su guarda precautoria y su baja o transferencia a un archivo histórico en una organización o dependencia pública, donde los archivos y los documentos son el instrumento que sustentar el cumplimiento de actos y acciones dispuestas por leyes, reglamentos o normativas que le rigen, tanto para su operación interna como para el servicio o gestiones que la entidad gubernamental proporciona a sus gobernados. Se espera que esta ineludible relación permita que las informaciones sean auténticas, fiables, precisas, accesibles, y según corresponda que la confidencialidad de estas conforme a disposiciones jurídico-normativas sean respetadas y que brinden confianza a las personas. Es así como ese flujo dinámico de los documentos de archivo e informaciones archivísticas requiere políticas, normas, procesos y procedimientos para lo cual es necesario un ente superior regulador que además se interrelacione con los diferentes archivos de las organizaciones a fin de armonizar su operación.

De acuerdo con lo anterior, se pretende ofrecer antecedentes de los trabajos de la UNESCO y el Consejo Nacional de Archivos (ICA/CIA) para proponer los elementos orientados a integrar los SNA, los cuales vinculados a las propuestas para la puesta su instauración a través de las misiones de la UNESCO realizadas por Vicenta Cortés Alonso, en particular, a cuatro países. Esto con el fin de mostrar su impacto en el diseño e implementación del SNA los países de América Latina y el Caribe y proporcionar la relevancia de éstos a través de otros estudios.

2. Los antecedentes

De acuerdo con Jardim (2010) a partir de los 60’s en de las Naciones Unidas (ONU) cuando UNESCO y el Consejo Internacional de Asociaciones Científicas (ICSU) plantean la implementación del Sistema Mundial de Información Científica y Tecnológica (UNISIST). La propuesta fue revisada en Conferencias Generales de 1966 y 1968 y es en 1972 el programa UNISIST fue propuesto por UNESCO con base en la importancia de la cooperación voluntaria internacional orientada a mejorar el acceso a la información y su uso, como mecanismo para coadyuvar a eliminar el desequilibrio entre países desarrollados y en desarrollo. 

Comenta Jardim que el programa proponía la creación de organismos nacionales de coordinación para formular, planificar y coordinar la política nacional de información, por su parte los comités nacionales del UNSIST participarían con los países y se relacionaría con estos. UNISIT recomendaba:

• Disponibilidad y accesibilidad de la información científica, considerando en particular las dificultades relacionadas con los diferentes objetivos de los niveles de desarrollo en diversos países, así como otros factores institucionales;
• Capacidad de conexión y compatibilidad de los sistemas de información para aplicar cada vez más normas comunes y técnicas modernas de comunicación, y
• Mayor selectividad y flexibilidad en el tratamiento y distribución de la información científica y técnica, gracias a los nuevos mecanismos institucionales regidos por las organizaciones científicas.

Explica Jardim que el concepto de sistemas nacionales de información (NATIS por sus siglas en inglés) fue considerado como la respuesta al programa de UNSIST. Se presuponía la disponibilidad de la información por medio de centros documentales, bibliotecas y archivos

Por otra parte, con el propósito de justificar la planificación de los archivos y su interacción Delmas (1986) estableció ciertos elementos a considerar. Delmas contemplaba dos niveles de acción:

• En el nivel de las estructuras para la elaboración de planes de desarrollo de las infraestructuras nacionales de archivos en el marco de un plan nacional de desarrollo, y
• En el nivel de las funciones destinadas a la programación de las actividades de servicios de archivo en las instituciones del estado.

Delmas decía que los archivos eran considerados por muchos “un lujo relativamente barato pero reservado a un pequeño número de eruditos, se estimaban a veces inútiles.” No obstante, afirmaba que éstos eran indispensables para para las personas privadas, la ciudadanía, la vida económica y social. Además, señalaba que la misión de los archivos no se circunscribía a una buena gestión como medio de información en los archivos y que éstos tenían impacto en: 

• La información de gobierno. La cual entre otros elementos destaca el relacionado con la toma de decisiones gubernamentales donde la información es indispensable en cuanto al desarrollo económico y social.
• La soberanía del estado. La constitución política, los títulos de patrimonio y los documentos relativos a la ciudadanía que se encuentran en los archivos son necesarios en cuanto a la soberanía interior y exterior. 
• Archivos y la Nación. El fomento a la investigación e historia a través de los archivos se constituyen en clave, así como para la promoción de la cultura de un país.
• Archivos y la vida internacional. Los archivos como custodios de conocimiento de los pueblos son fuente importante ante intercambio de conocimiento y la diversidad de medios de comunicación por lo que su gestión requiere atenderse.
• A fin de que los archivos se encuentren en posibilidades de satisfacer a las necesidades de la colectividad se hace necesario contar recursos financieros, materiales y humanos de los archivos.

Respecto de SNA, Delmas consideraba que se debería tener en cuenta: “la forma centralizada o de la estructura estatal; el grado de autonomía que dispongan las autoridades locales, municipios, étnicas, etc.; el mayor o menor poder de intervención en los asuntos locales de la Administración Central”. Proponía un organismo dotado de amplios poderes sobre la totalidad de los servicios administrativos de archivos mediante un consejo superior, una dirección de archivos del servicio administrativo, la inspección de archivos para archivos en oficinas y los organismos que se constituyan en una red nacional de archivos. (Delmas 1986)

Lo anterior se sustenta y complementa por Ketelaar (1985) en cuanto la regulación de los SNA quien recomendaba que ésta:

“… debe tener en cuenta la necesidad de un sistema nacional en el que, además de los Archivos Nacionales, existan servicios de archivos públicos a los niveles de gobierno subordinados, es decir, provincial, municipal, etc. Además de los servicios de archivos públicos vinculados con los niveles de gobierno, también pueden existir instituciones especiales de archivos. Estas pueden estar limitadas a las propiedades transferidas por un organismo oficial (por ejemplo, los archivos de un Parlamento o de un Ministerio de Relaciones Exteriores o de Defensa), o por varios tipos similares de instituciones públicas o privadas (por ejemplo, cámaras de comercio, sindicatos, firmas comerciales, instituciones eclesiásticas, academias de ciencias, hospitales, universidades, partidos políticos, familias, etc.). Una institución especial de archivos puede limitarse a las propiedades adquiridas sobre la base de un contenido temático o de una forma física común, como los archivos de literatura y arte, los archivos económicos, los archivos audiovisuales, los de películas o materiales sonoros y los de materiales legibles por máquinas. Un sistema nacional de archivos, que abarque todos estos tipos de instituciones de archivos requiere una coordinación eficaz, o por lo menos una autoridad responsable de la planificación y ejecución de una política nacional en la materia. (Ketelaar 1985)”.

La importancia acerca de la implementación de los SNA’s a través de propuestas como las de Delmas y las recomendaciones posteriores de Ketelaar contribuyeron a RAMP, creado en 1979 en el marco del Programa del Programa General de Información (PGI) a través de la UNESCO. El objetivo del PGI estaba orientado a desarrollar y promover los servicios de información en los niveles nacional, regional e internacional, y sus actividades se agrupaban en torno a cinco temas:

• Fomento de la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales).
• Fomento y difusión de los métodos, reglas y normas para el manejo de la información.
• Contribución al desarrollo de infraestructuras de información.
• Contribución al desarrollo de sistemas especializados de información en las esferas de la educación, la cultura y la comunicación, y las ciencias naturales y sociales.
• Fomento de la formación y educación de los especialistas y los usuarios de la información

Con el sustento de lo anterior, se propuso que RAMP se orientara a asegurar básicamente la conservación del patrimonio cultural y la identidad nacionales y, en particular, para que sirviera como instrumento que contribuyera a mejorar la eficacia administrativa a través de los siguientes objetivos:

• Favorecer y contribuir a crear una conciencia y comprensión totales del valor y de la utilidad de los documentos y de los archivos como recursos básicos de información, sobre todo en lo que se refiere a la planificación y al desarrollo, y juntamente con otros recursos de información, y
• Ayudar a los Estados Miembros, que lo pidan, a organizar y a desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos necesarios para la utilización plena y eficaz de estos recursos básicos de información. Para ayudar a conseguir estos objetivos, en el esbozo se proponían algunos proyectos y actividades en el marco del PGI. (UNESCO-RAMP 1982)

3. Vicenta Cortés Alonso y sus misiones en América Latina y el Caribe

Con anterioridad a la instauración de RAMP las misiones de la UNESCO para apoyar el desarrollo de países Latinoamérica ya formaban parte de las actividades de la organización, la información de las misiones donde las propuestas para RAMP eran consideradas. 

Al respecto, Vicenta Cortés Alonso quien en el período de 1973-1984 tenía a su cargo Inspección General de Archivos en España (1973 a 1984), fue designada por UNESCO para llevar a cabo misiones de asesorías a Nicaragua y Costa Rica (Corté Alonso 1981). En Costa Rica la relevancia de un SNA a través de un proyecto piloto ya contaba con el esquema de RAMP. El análisis de la situación en el lugar, a través de estas misiones, fueron fundamentales para contar con elementos que permitieron emitir las recomendaciones conducentes la puesta en práctica del SNA de propuestas a partir de una perspectiva teórica. A continuación, brevemente se comentan los informes de las mencionadas misiones.

Venezuela, 1975. El gobierno de Venezuela solicitó asistencia técnica a la UNESCO, para contar con la participación de Cortés Alonso en las IV Jornadas Bibliotecológicas y Archivológicas del país y para proporcionar asesoría acerca de los programas de archivos en el país en el Colegio de Bibliotecólogos y Archivólogos en Venezuela y la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela (UCV) en Caracas. Las actividades se enfocaron a temas relacionados con la formación profesional de los archiveros, los cuales condujeron también al análisis de contexto de los archivos con la intención de obtener factores que orientaran sus actividades específicas. El programa de las Jornadas propuesto por Vicenta Cortés incluyó conferencias relacionadas con archivos y otros centros comunidades de servicios, su organización y administración, la formación de profesionales, y el rendimiento del servicio. Temas que también formaron parte de un curso de capacitación.

Cortes contextualizo los archivos del país en temas relativos a legislación, organización y archiveros y generalidades; en sus recomendaciones particularizó aspectos relativos a la formación profesional mediante recomendaciones para: la formación de archiveros tanto en las escuelas como para la administración, el Colegio y la Asociación profesional correspondiente; propuso reforzar el profesorado, materias, seminarios, así como buscar el respaldo de las entidades públicas para reconocer al archivista con funciones concretas y específicas que contaran con la acreditación de su preparación. También se sugirió la colaboración de la Asociación Venezolana de Archiveros como el Colegio de Bibliotecólogos y Archivólogos para contribuir al fortalecimiento de los profesionales. De igual manera, recomendó el establecimiento de cursos de capacitación a personal que ya laboraba en los archivos y en otros lugares del país y actualización de profesores de las escuelas en el país o en el exterior.

En cuanto al contexto nacional respecto de los archivos también hizo recomendaciones para la instalación de un órgano a nivel nacional dentro de la estructura gubernamental como mecanismo de referencia para la gestión de centros de archivos, normatividad y planificación. Consideraba finalmente a los archiveros como el eje para la conservación, de archivos para su integración, ordenación y descripción para el servicio. (Cortés-Alonso 1975).

La recomendación de Vicenta Cortes respecto de un órgano central tiene como resultad en el marco jurídico de ese país la Ley Orgánica de la Administración Pública de Venezuela en su Título VII De los Archivos y Registros de la Administración Pública se designa al Archivo General de la Nación como responsable de la creación, orientación y coordinación del SNA con el propósito de a fin normalizar procesos archivísticos, promover, custodiar el patrimonio, así como supervisar la gestión e los archivos en el país. También en el título mencionado se encuentran disposiciones relativas a los archivos y su operación. ^[1]

Costa Rica. En 1978 Cortés Alonso fue enviada a ese país a fin de dar seguimiento al proyecto iniciado en 1975 por Aurelio Tanodi el cual estaba orientado a instrumentar el SNA como modelo a otros países pequeños con la colaboración de autoridades y archiveros costarricenses. Indica Vicenta Cortés que en el informe de Tanodi se recomendaba el envío al exterior para capacitar a funcionarios del Archivo Nacional y la compra de un terreno para construir un nuevo edificio, así como la continuidad de enseñanza en la Universidad de Costa Rica.

En este caso Cortés Alonso enmarcó su análisis y recomendaciones en aspectos relativos a: el SNA y sus componentes a los centros (unidades de archivo dependencias gubernamentales), el personal, así como consideraciones a la realidad archivística. En el reporte incluyó la situación del Archivo Nacional su posición, sus fondos y el personal. Además, incluyó temas acerca de otros archivos y el sistema de transferencia de documentación.

En el marco del SNA sugirió la creación de los archivos centrales de la administración pública la definición de su personal en cuanto a perfiles y selección. También recomendaba al Archivo Nacional como coordinador de ese sistema, así como la necesidad de un nuevo edificio, donde operarían los procesos de recepción, ordenación, descripción y servicios de sus fondos, destacando su descripción. También se recomendó la redacción de manuales, calendarios de caducidades en colaboración con los archivos de las unidades administrativas. Recomendó la colaboración del Archivo Nacional para promover la formación de archiveros del país, así como brindar cursos de capacitación y becas a archivistas de la administración pública. Enfatizaba que gran parte de las recomendaciones estaban supeditadas a la construcción del nuevo Archivo Nacional a fin de facilitar la comunicación y relación de los fondos de los distintos centros del sistema. (Cortés-Alonso 1978)^[2]

Perú, 1980. El reporte técnico misión en el marco de RAMP las actividades desarrolladas se mediante un estudio detallado sobre:

• Legislación, normas y procedimientos archivísticos y problemas y requisitos de custodia y servicio y sugerencias para su mejora.
• Apoyo técnico para redacción de textos relativos al SNA.
• Participación y capacitación al personal de archivos en la organización orientada al estudio de fondos y transferencias.
• Estudio sobre el archivo intermedio y un modelo de este a nivel departamental
• Redactar informe con las recomendaciones para llevar a cabo el proyecto RAMP en Perú

Las recomendaciones del estudio se estructuraron a corto, mediano y largo plazo para la elaboración de la legislación, los centros de archivísticos, personal y servicios, dentro de ésas se destacan:

En el corto plazo se destacaba la actualización de la legislación de la Ley de Archivos para crear al SNA y la creación de la unidad coordinadora, junto con el establecimiento de una Inspección de Archivos para vigilar el funcionamiento del sistema. También se sugirió proporcionar un edificio amplio, seguro y adecuado, así como ampliar los archivos departamentales. En cuanto a los funcionarios se recomendaba la formación y capacitación, los requisitos de perfiles para los puestos.

En el mediano plazo se recomendaba continuar con la integración a los archivos administrativos al SNA, la elaboración del manual de trámite, de expurgo y calendario de caducidades, así como el establecimiento de los perfiles de funcionarios del sistema, la creación de la escuela de archiveros y la publicación de estudios e instrumentos de consulta de los archivos.

Para el largo plazo se recomendaba, continuar con la creación de archivos departamentales, fortalecer la infraestructura y recursos humanos en los centros de archivo. Normalizar las transferencias y fortalecer la formación profesional en todos los departamentos mediante becas o mediante cursos de capacitación, así como fortalecer la divulgación de fondos en todos los centros.

Respecto del SNA de Perú, Cortés Alonso, comentaba que: “El Sistema Nacional de Archivos en el Perú es un ideal en formación que tiene su base, aunque no se especifique concretamente, en la legislación encaminada a proteger el Patrimonio documental y en las instituciones que se han ido encargando de esta misión.”

Sobre las recomendaciones del proyecto RAMP en la actualidad el Archivo General de la Nación es el eje coordinador del Sistema Nacional de Archivos cuenta ya con su ley.^[3] Respecto de una escuela propuesta en las recomendaciones de Cortés Alonzo “ En el año 1981, el doctor Guillermo Durand Flórez, ex Jefe del Archivo General de la Nación, tuvo la iniciativa y decisión acertada de crear el “Centro de Capacitación para Archiveros”, donde se impartieron cursos de capacitación y especialización archivística de ámbito nacional e internacional” cuyo nombre actual es el de Escuela Nacional de Archivística cuya función es la formación académica y capacitación de profesionales en el ámbito nacional. Se trata de un órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación ^[4] Respecto de la propuesta para un nuevo edificio aún es pendiente por lo que los fondos históricos del Archivo General de la Nación en Perú permanecen en el sótano del Palacio de Justicia.

Nicaragua. En 1987 Nicaragua solicitó a la UNESCO asesoría para la implementación de un sistema nacional de archivos y fortalecimiento de las acciones desarrolladas por el Archivo Nacional. Lo anterior a fin de fortalecer una política de protección del patrimonio documental. La misión consistió en establecer una metodología para la creación de archivos centrales de ministerio, la elaboración de un manual de procedimientos para el procesamiento del fondo nacional y creación de otros fondos, así como el plan de creación de la red de archivos, capacitación a personal del archivo nacional y diagnóstico de los fondos.

Las recomendaciones estuvieron orientadas a temas relativos a la legislación, los centros archivísticos y los fondos, el personal y el servicio, un edificio para el Archivo Nacional seguro, amplio y adecuado, así como a impulsar la recepción de documentación a preservar, a la redacción de los manuales de trámite y archivo existentes que permita redactar uno aplicable a distintos organismos; a facilitar la formación de archiveros, mediante becas y promoción de formación y adiestramiento de archiveros así como a contribuir al sistema de información documentaria del país como un componente más. En el reporte se incluyó además una definición de puestos para archiveros que precisa cargos y funciones. (Cortés-Alonso 1987)

Respecto de las recomendaciones en el Decreto del Archivo General de la Nación, se encuentran indicadas las funciones propias a su naturaleza tales como la conformación de patrimonio documental de la República, como órgano rector en materia archivística, con disposiciones para diseñar un sistema nacional de archivos, promover la organización y fortalecimiento de los archivos de los poderes del Estado, las infracciones, otras disposiciones, y transferencias documentales de las instituciones públicas, principalmente desde los ministerios, así como las funciones de la dirección del Archivo General de la Nación, entre otros.^[5] 

[1] GACETA OFICIAL EXTRAORDINARIA. 6.147, 2014. Decreto con Rango 1424, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. (Título VII) De los Archivos y Registros de la Administración Pública. 38-44. [Consulta junio 4,2023]. Disponible en: http://www.conatel.gob.ve/wp-content/uploads/2015/02/Ley-Org%C3%A1nica-de-Administraci%C3%B3n-P%C3%BAblica.pdf

[2] En Costa Rica la Ley del Sistema Nacional de Archivos (7202) fue emitida en 1990, en éste el Archivo Nacional se convierte en el ente rector del sistema. La primera etapa del edificio para el Archivo Nacional se inauguró en 1993 en 1998 se construye la etapa 2 y en 2013 se inauguró la etapa 3 y en el 2017 se construye la etapa IV. [Consulta: junio 4, 2023). Disponible en : https://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_quix&view=page&id=13#qx-column-534

[3] CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 25323 del Sistema Nacional de Archivos. [Consulta junio 2, 2023) Disponible en:]https://www.leyes.congreso.gob.pe/Documentos/2016_2021/Proyectos_de_Ley_y_de_Resoluciones_Legislativas/PL0329620180905.pdf

[4] ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVISTICA [Consulta junio 8, 2023] Disponible en: https://www.ena.edu.pe/la-escuela/resena-historica-de-la-escuela/ 

[5] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto No. 71-2001, “Creador del Archivo General de la Nación” N° 71 [Consulta, junio 8, 2023] Disponible en: https://www.inc.gob.ni/bibliotecas-y-archivos/ .

4. De los resultados

En los reportes técnicos de las asesorías de Cortés Alonso se advierten recomendaciones para el establecimiento de un SNA integrado por su legislación, estructura organizacional interrelacionada e integrada por un ente rector, las unidades archivísticas operativas, recursos e infraestructura, así como el fortalecimiento de la formación profesional y la capacitación. De esta manera, sus misiones en los países de América Latina y el Caribe se convirtieron en la vertiente que, integrada a planteamientos como los señalados de Delmas y Ketelaar, permitieron impulsar la instauración de dichos sistemas a partir de un esquema sólido. Cada reporte de las misiones de Cortés Alonso lleva a conocer las características particulares de cada país en esos años y en la actualidad, son fuentes para analizar si las recomendaciones, fueron las idóneas y, en su caso, explorar los avances logrados o reflexionar sobre diferentes alternativas. En la actualidad, la instauración jurídico-normativa de un SNA en otros países, con propuestas semejantes a las sugeridas de RAMP, para el establecimiento de un SNA han continuado en otros países de la Región por lo que nos posible ignorar los esfuerzos realizados por Cortés Alonso hace más de 40 años.

Un ejemplo es el caso de México donde se llevaron a cabo diferentes acciones, promovidas por el Archivo General de la Nación, en búsqueda de una interrelación de los archivos del país a finales de los 80’s del siglo pasado sin contar con la regulación correspondiente para un SNA con buenos resultados. Sin embargo, no fue hasta recientemente donde en la Ley General de Archivos establece el SNA, el cual se define como “…conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados.”^[6] Cabe señalar que el SNA de México es el único de un país federal en América Latina y el Caribe que comprende 32 entidades federativas, 2,446 municipios, los tres niveles de gobierno a nivel federal, así como órganos autónomos según disposiciones de la ley. Lo anterior implica esfuerzos considerables para alcanzar su cabal instauración, los cuales ya se han iniciado.

[6] DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (2018). Ley General de Archivos. [Consulta, junio 5,2023) Disponible en: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf

5. Para concluir

Valga la pena señalar que los cuatro países visitados por Vicenta Cortés, como ya se mencionó, cuentan con la con la regulación establece el SNA. No obstante, también es cierto que en varios casos pasaron años para la emisión de una ley para su creación. Lo anterior brinda la oportunidad revisar con profundidad los avances alcanzados.

En América Latina y el Caribe entre archivistas y archiveros es conocida la importancia por establecer un SNA en los países. No obstante, a pesar de que los archivos y la información archivística en ambiente físico o digital cobran relevancia a partir de la emisión de leyes de transparencia y acceso a la información o la protección de datos personales, se percibe un rezago en disposiciones, políticas y recursos para la creación de un SNA, acaso por falta de voluntad política. Por otra parte, también se observa la ausencia, en las estructuras de gobierno digital la representatividad del SNA lo cual conlleva a riesgos cuando los procesos destinados a asegurar la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los archivos que se suben y difunden a través de las múltiples plataformas gubernamentales.

De acuerdo con lo anterior, estudios como el realizado por Cuervo Alonso (2019) a través del cual lleva a cabo un análisis comparativo de los SNA en Comunidad Andina de Naciones (Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia, CAN), entre otros factores, encontró la carencia o desactualización de métodos para su evaluación, así como la carencia de personal suficiente para las tareas operativas, y un bajo nivel de avance en los países en el desarrollo de su SNA. De lo anterior Cuervo Alonso en recomienda:

“A nivel general independientemente de la utilización del modelo aplicado en este proyecto, es muy conveniente para los países, por iniciativa propia o través de un organizo multilateral como lo es la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), mantuviera un seguimiento de los avances que tienen los Sistemas Nacionales de Archivo, no solo de la CAN sino de los demás países del ámbito Iberoamericano, situación que estimularía una sana competencia entre las naciones.

Afinar los indicadores y las estadísticas relacionadas con el cumplimiento normativo relacionados con los archivos al interior de los países que integran la CAN.

Fortalecer, actualizar y consolidar el modelo de madurez presentado en este documento con el objetivo de medir permanentemente el grado de evolución de los SNA al interior de la CAN.

Del modelo de madurez implementado se sugiere desarrollar, implementar y operar un Observatorio comparado de Sistemas Nacional de Archivos.

Establecer acciones y acuerdos de cooperación nacional e internacional para el desarrollo los Sistemas Nacionales de Archivos y la generación de competencias de los servidores que trabajan con estos.

Falta de recursos para la implementación de un programa de difusión con medios de comunicación, sobre la función social de los archivos y el deber ser de los SNA se debería fortalecer a través de financiación, estatal y no estatal, para el desarrollo de la función archivística a través de los Sistemas Nacionales de Archivo, como ejes fundamentales para su implementación.”

Por otra parte, entender al SNA como mecanismo integrador de los archivos y la información archivística es un elemento que contribuye a la democracia como lo comenta Jaén García (2007) a los cuales llama sistemas nacionales de información archivística:

“Si en un estado democrático las personas tienen derecho a conocer la gestión del gobierno y, en consecuencia, el desenvolvimiento de la administración pública, el SNIA debe garantizar y hacer valer esa facultad y, con ello, contribuir a la transparencia administrativa, a la limpia diligencia de los funcionarios públicos y a la incorrupta gestión de los gobernantes de turno Si en un estado democrático las personas tienen derecho a conocer la gestión del gobierno y, en consecuencia, el desenvolvimiento de la administración pública, el SNIA debe garantizar y hacer valer esa facultad y, con ello, contribuir a la transparencia administrativa, a la limpia diligencia de los funcionarios públicos y a la incorrupta gestión de los gobernantes de turno.”

Como se ha visto, las acciones para el establecimiento y fortalecimiento de los SNA impulsados por Vicenta Cortés desde finales de los 70’s del siglo pasado, continúa, su sustento a partir de RAMP es aún vigente y su estudio para mantener o actualizar las propuestas iniciales ha resultado ser una línea de investigación que se abre para su fortalecimiento. Además, no es posible ignorar que las misiones de Cortés Alonso estuvieron reforzadas por otras actividades tales como su participación en la Escuela de Archiveros de la Universidad de Córdoba en Argentina, en eventos de capacitación y técnicos y sus debates con colegas de diferentes países de la Región a lo largo de más de 50 años. En investigación aún están pendientes el análisis de sus estudios sobre diferentes temas de historia y antropología realizadas a través de sus visitas y mediante las fuentes en archivos. (Barnard, 2019).

6. Bibliografía

BARNARD, A., 2019. Vicenta Cortés Alonso (1925-). En. L. DURANTI y P. FRANKS eds. Encyclopedia of Archival Writers, 1515-2015. Lanham: Rowman and Littlefield, pp. 146-148. ISBN 9781538125793

CORTÉS ALONSO, V., 1975. Reorganización de la formación de archiveros y de las estructuras archivísticas: Venezuela - (misión) Octubre-noviembre de 1974, Informe Técnico. Paris, UNESCO .19 p. [Consulta mayo 15, 2023). Disponible en: https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000014100?posInSet=3&queryId=6b341fcd-6916-4efc-82f4-d2f090ed8c2c

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CORTÉS ALONSO, V., 1981. Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Documentos: RAMP proyecto piloto. Perú. Contribución al establecimiento y desarrollo de infraestructuras de la información. Paris, UNESCO. 52 p. [Consulta mayo 15, 2023]. Disponible en: https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000044714

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CUERVO ALONSO, J.F., 2019. Análisis comparativo de los sistemas nacionales de archivo (SNA). Estudio caso: comunidad andina de naciones (CAN). Informe final para optar por el título de Magister de Gestión Documental y administración de Archivos. Bogotá: Universidad de La Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. 100 p. [consulta junio 2, 2023). Disponible en: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/54/?utm_source=ciencia.lasalle.edu.co%2Fmaest_gestion_documental%2F54&utm_medium=PDF&utm_campaign=PDFCoverPages 

DELMAS, B., 1986. La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos. Esbozo de esbozo de una política general (2 ed.). México: Archivo General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal.

JAEN GARCIA, L. F., 2007: El sistema nacional de información archivística y su relación con el entorno externo. Buenos Aires: Información, cultura y sociedad: revista del Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas: 16: 13-34. [Consulta, junio 2, 2023] https://www.redalyc.org/pdf/2630/263019682002.pdf

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