Gestión de títulos valores electrónicos en Colombia
Management of electronic securities in Colombia.
Nelson Javier Pulido Daza
Docente Universidad de la Salle
Cindy Paola Espejo Díaz
Universidad de la Salle
Giovanny Alonso Herrera Higuera
Universidad de la Salle
Resumen
En el contexto de la transformación digital, las empresas y entidades financieras en Colombia enfrentan el reto de modernizar sus procesos mediante la adopción de nuevas tecnologías. Los pagarés electrónicos surgen como una alternativa a los documentos tradicionales, ofreciendo ventajas en términos de agilidad, seguridad y eficiencia operativa. Este estudio examina la necesidad de desarrollar servicios especializados para la emisión, registro, custodia y transferencia de títulos valores “pagarés” electrónicos, asegurando su validez jurídica y probatoria. A través de un enfoque cualitativo y un método descriptivo, se realizó un análisis exhaustivo de la legislación vigente, con énfasis en la Ley 527 de 1999 y estándares internacionales como ISO 27001, ISO 15489 e ISO 30300. Adicionalmente, se aplicaron entrevistas y encuestas a expertos en gestión documental y títulos valores electrónicos. Los hallazgos confirman que los pagarés electrónicos, soportados por firmas digitales y registros operacionales, conservan su integridad y autenticidad. La integración con Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) asegura la trazabilidad, seguridad y conservación a largo plazo, además de facilitar el cumplimiento de los plazos de retención documental y la interoperabilidad entre entidades, reduciendo los riesgos de fraude y optimizando la gestión de los pagarés electrónicos. El estudio concluye que la implementación de servicios especializados y la integración con los SGDEA son fundamentales para el uso eficiente de los pagarés electrónicos en Colombia, impulsando la competitividad y el crecimiento en un entorno digital seguro. Este artículo contribuye al comercio electrónico y la gestión documental al ofrecer un marco teórico y práctico para la adopción de títulos valores digitales.
Palabras clave
Título valor electrónico, Pagaré Electrónico, gestión documental electrónica, validez jurídica, seguridad digital, comercio electrónico.
Abstract
In the context of digital transformation, companies and financial institutions in Colombia face the challenge of modernizing their processes by adopting new technologies. Electronic promissory notes emerge as an alternative to traditional documents, offering advantages in terms of agility, security and operational efficiency. This study examines the need to develop specialized services for the issuance, registration, custody and transfer of electronic promissory notes, ensuring their legal and evidentiary validity. Through a qualitative approach and a descriptive method, an exhaustive analysis of the current legislation was carried out, with emphasis on Law 527 of 1999 and international standards such as ISO 27001, ISO 15489 and ISO 30300. Additionally, interviews and surveys were applied to experts in document management and electronic securities. The findings confirm that electronic promissory notes, supported by digital signatures and operational records, retain their integrity and authenticity. Integration with Electronic Document Management Systems (EDMS) ensures traceability, security and long-term preservation, in addition to facilitating compliance with document retention periods and interoperability between entities, reducing fraud risks and optimizing the management of electronic promissory notes. The study concludes that the implementation of specialized services and integration with EDMs are essential for the efficient use of electronic promissory notes in Colombia, promoting competitiveness and growth in a secure digital environment. This article contributes to e-commerce and document management by offering a theoretical and practical framework for the adoption of digital securities.
Keywords
Electronic Promissory Note, electronic title of value, electronic document management, legal validity, digital security, electronic commerce.
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Recibido: 13/09/2024 Aceptado: 23/12/2024 DOI: https://dx.doi.org/10.5557/IIMEI15-N29-022045 Descripción propuesta: Pulido Daza, Nelson Javier; Espejo Díaz, Cindy Paola; Herrera Higuera, Giovanny Alonso, 2024. Gestión de títulos valores electrónicos en Colombia. Métodos de Información, 15(29), 22-45. |
El presente artículo surge en respuesta a la creciente importancia de la información como recurso estratégico en las decisiones económicas, sociales y comerciales, acentuada por la pandemia mundial. El comercio electrónico (e-commerce) ha experimentado un notable crecimiento, impulsado por el uso extendido de nuevas herramientas tecnológicas para la realización de negocios (Flórez 2014, p.44).
El advenimiento tecnológico ha conferido a los documentos electrónicos características de bienes muebles y representativos, interactuando con redes tecnológicas para dar origen a los Pagarés Electrónicos, considerados Títulos Valores conforme al Decreto 410 de 1971 denominado “Código de Comercio”. Este decreto incorpora regulaciones basadas en el Proyecto del Instituto para la Integración de América Latina (INTAL), estableciendo así una base normativa crucial para la integración mercantil regional (Rangel y Merchán 2017).
El e-commerce facilita la interacción electrónica entre operadores económicos, incluidos los mercados tradicionales de contratación pública con el Estado. En estas operaciones, se implementa la Ley de Comercio Electrónico, en consonancia con la Ley General de Archivos y la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, que incluye los estándares de las Normas Internacionales de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI).
Los títulos valores electrónicos y en especial el “pagaré electrónico” ofrece beneficios significativos, como la optimización de procesos y el ahorro de espacio físico de almacenamiento. Se ha observado que esta optimización ha reducido los costos operativos hasta en un 70% en diversas entidades estatales (Certicámara S.A 2015). Además, mejora la seguridad fiscal mediante auditorías, garantizando un uso transparente y confiable de los recursos.
Esta transformación digital implica una responsabilidad considerable en el manejo ético de la información. El formato del Pagaré Electrónico permite múltiples firmantes autorizados y operaciones en cadena, asegurando la integridad de los procesos transaccionales. Más que un simple ejercicio de mantenimiento de registros representa una herramienta administrativa esencial para organizaciones (Baena 2008).
El diseño y la implementación de servicios como el Pagaré Electrónico conllevan cambios significativos en la demanda de servicios financieros y en la gestión de la información. Este avance beneficia tanto a ciudadanos como al sector privado, destacando su importancia como acceso eficiente y seguro a la información (Baena 2008).
El marco normativo colombiano ha venido consolidando progresivamente la gestión de documentos electrónicos, sentando las bases para su legitimidad y eficacia dentro del ámbito jurídico y administrativo. La Ley 594 de 2000 (Artículo 19) permite a las entidades del Estado adoptar tecnologías avanzadas para la administración y conservación de archivos. Esta disposición ha facilitado la creación de directrices específicas, como el Acuerdo 060 de 2001, que define el documento electrónico como "el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos" a lo largo de su ciclo de vida.
En este contexto, el Acuerdo 03 de 2015 refuerza la importancia de la gestión de estos documentos para garantizar su valor legal y archivístico, abarcando desde el valor administrativo hasta el cultural. Este acuerdo establece que los documentos electrónicos deben gestionarse bajo principios archivísticos rigurosos, asegurando su autenticidad, integridad y conservación, aspectos que fueron reforzados por el Decreto 1080 de 2015, el cual impone a las entidades públicas la obligación de garantizar la inalterabilidad y disponibilidad de estos documentos, incluidos los expedientes mixtos.
2.1 El documento electrónico y su gestión
En la práctica actual, el documento electrónico no solo ha facilitado la eficiencia administrativa, sino que también ha promovido la transparencia y la rendición de cuentas. La Ley 527 de 1999 establece que los mensajes de datos, tales como el correo electrónico o el intercambio de datos electrónicos, son equivalentes funcionales al documento físico, garantizando así que su gestión debe ser igualmente rigurosa. Esta norma ha permitido que el documento electrónico se erija como un elemento clave dentro del marco legal, al equiparar su valor probatorio con el de los documentos físicos.
En este sentido, la gestión de documentos electrónicos, tal como lo argumenta Zapata (2005), implica una aplicación meticulosa de los principios de gestión documental en entornos digitales. Sin embargo, es fundamental distinguir entre la "Gestión de Documentos Electrónicos" y la "Gestión Electrónica de Documentos", ya que esta última se refiere específicamente a la aplicación tecnológica en la creación y administración de documentos con fines administrativos.
2.2 Los títulos valores electrónicos
En el ámbito comercial, los títulos valores electrónicos representan una evolución crucial, adaptándose a las necesidades del comercio digital. De acuerdo con la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI), el concepto de "mensaje de datos", introducido en la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico, es el precursor de los títulos valores electrónicos, los cuales han ido consolidando su validez legal en varios países, incluida Colombia. Estos títulos no solo deben cumplir con los requisitos legales tradicionales, sino que también deben integrar tecnologías como la firma electrónica y los sistemas de custodia digital, tal como lo regula la Ley 527 de 1999.
2.3 El valor probatorio de los títulos valores electrónicos
La legislación colombiana ha otorgado un marco robusto a los títulos valores electrónicos, reconociendo su valor probatorio bajo ciertos criterios. El principio de equivalencia funcional permite que estos documentos sean aceptados en igual medida que sus contrapartes físicas, siempre y cuando se garantice su autenticidad e integridad mediante firmas digitales verificadas por entidades certificadoras. No obstante, aunque normativamente se reconoce la validez de los títulos electrónicos, en la práctica jurídica persisten ciertos retos. La aceptación de la prueba electrónica sigue enfrentándose a obstáculos dentro de los tribunales, lo que demuestra la necesidad de una mayor adaptación y comprensión de los avances tecnológicos por parte del sistema judicial.
2.4 El pagaré electrónico
El pagaré electrónico ha emergido como una innovación clave dentro de los títulos valores electrónicos. Como una versión digital del documento en papel, el pagaré electrónico ofrece numerosas ventajas en términos de seguridad y eficiencia. En Colombia, su validez está regulada por la Ley 527 de 1999, la cual establece que para ser considerado jurídicamente válido, este debe cumplir con ciertos requisitos, como la firma digital y su registro en sistemas de custodia electrónica. Aunque esta figura jurídica ha ganado aceptación en sectores económicos, su implementación aún enfrenta barreras relacionadas con la valoración probatoria en los tribunales.
Este estudio adopta un enfoque mixto, combinando métodos cualitativos y cuantitativos para analizar la implementación del pagaré electrónico en el marco jurídico colombiano, así como su impacto y desafíos en los ámbitos judicial y económico. La fase cualitativa recoge las percepciones de expertos en derecho y gestión documental sobre el uso y regulación del pagaré electrónico, mediante entrevistas semiestructuradas.
Los participantes fueron seleccionados por su experiencia y relevancia en los campos de derecho y archivística. La fase cuantitativa analiza datos estadísticos de entidades certificadoras y casos sobre la aplicación del pagaré electrónico en transacciones financieras y judiciales, permitiendo observar tendencias y medir su adopción en distintos contextos.
Las estrategias de recolección de datos incluyeron entrevistas para la fase cualitativa y análisis de casos y estadísticas para la cuantitativa. El análisis cualitativo utilizó técnicas de contenido temático para identificar categorías clave, mientras que el análisis cuantitativo aplicó pruebas estadísticas descriptivas e inferenciales para contrastar hipótesis sobre la aceptación del pagaré electrónico.
La combinación de ambos enfoques permitió una visión integral de los beneficios y desafíos del pagaré electrónico en Colombia, garantizando un análisis riguroso y multifacético, útil para recomendaciones tanto jurídicas como prácticas.
Para el análisis y estructuración de los componentes del título valor electrónico, se ha identificado que el tratamiento actual de este documento presenta riesgos tanto para el documento electrónico en sí como para la información contenida en él. Por lo tanto, es crucial desarrollar una estructura para su gestión dentro del contexto electrónico e integrarlo a Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Este proceso se fundamenta en un análisis exhaustivo de su valor jurídico, legal, contable y administrativo.
En consonancia con lo establecido en la Ley 527 de 1999, los títulos valores desempeñan un rol fundamental en el comercio electrónico, facilitando el intercambio creciente de bienes y servicios de manera electrónica y fortaleciendo la fuerza probatoria de estos documentos. Este avance contribuye a ampliar las nuevas realidades transaccionales económicas mediante mecanismos que garantizan su seguridad jurídica.
Para la implementación efectiva del servicio de gestión de pagarés electrónicos dentro del marco de la gestión documental electrónica, es esencial conceptualizar los términos relacionados que faciliten la construcción de un modelo teórico robusto. Este modelo se enfoca en la importancia y pertinencia del servicio en el ámbito comercial, como se ilustra en la Figura 1, que representa los elementos estratégicos clave para la gestión de pagarés electrónicos desde la perspectiva de la gestión de documentos electrónicos.
Figura 1. Elementos de la estrategia de gestión de pagarés electrónicos desde la gestión de documentos electrónicos. Fuente: (Espejo y Herrera 2019).
4.1 Función probatoria de los títulos valores
La doctrina, según Gallego Cadavid (2015), ha destacado repetidamente las tres funciones esenciales de los títulos valores:
Esta triple función asegura que los títulos valores no solo faciliten la transferencia de derechos económicos, sino que también proporcionen una base sólida evidencial para la prueba y la exigencia de dichos derechos dentro del marco legal establecido.
4.2 Función económica de los títulos valores
Los títulos valores, al constituir bienes mercantiles, se convierten en herramientas fundamentales para realizar actividades comerciales. Estos instrumentos tienen la capacidad de incorporar derechos de contenido crediticio, corporativo o representativo de mercancías, desempeñando roles específicos dentro del ámbito económico. Su importancia en el comercio se fundamenta en los principios de celeridad y seguridad.
Dentro de sus usos específicos, los títulos pueden cumplir funciones como la de instrumento de pago de obligaciones en dinero mediante la entrega de un título valor con contenido crediticio, o incluso como dación en pago en el caso de títulos representativos de mercancías o corporativos. Además, estos bienes mercantiles pueden servir como instrumentos para representar modalidades de cumplimiento de negocios jurídicos. En este contexto, las partes involucradas pueden optar por otorgar a un título valor la representación de parte de las obligaciones y derechos establecidos en un contrato específico, buscando así beneficiarse de la protección legal especial que ofrecen los títulos valores.
4.3 Principios rectores
A partir del artículo 619 del C. de Co. se desprenden cuatro conceptos, a saber: incorporación, literalidad, legitimación y autonomía. La doctrina se encuentra dividida frente al tratamiento de estas locuciones, una parte los cataloga como requisitos esenciales para la existencia de los títulos valores, para otros, constituyen unas características que le otorgan al título valor identidad propia distinguiéndose de otros documentos, por último, la posición más fuerte los dota de una jerarquía mayor al catalogarlos como principios rectores.
Incorporación
El artículo 624 del C. de Co. establece que, para ejercer el derecho contenido en el documento, su tenedor deberá exhibir el mismo, igualmente establece, que el documento deberá ser restituido al deudor luego de efectuar el cumplimiento de su obligación, el artículo 628 del C. de Co. establece que al circular un título valor se transfiere tanto el derecho principal como los accesorios, lo cual se repite con los artículos 629, 802, 803 del C. de Co., entre otras. Así las cosas, este precepto base expone la primacía del documento sobre el derecho consignado al supeditar el ejercicio de este dada la naturaleza jurídica del bien mercantil.
Literalidad
En el artículo 626 del C. de Co. referente a la obligación cambiaria dice: “El suscriptor de un título valor quedará obligado conforme al tenor literal del mismo, a menos que firme con salvedades compatibles con su esencia”. En lo que respecta a la circulación del instrumento el artículo 628 del C. de Co. establece que se transfiere tanto el derecho principal como todos los accesorios incorporados en el mismo. A su vez, respecto de la reivindicación, el secuestro y demás afectaciones o gravámenes el artículo 630, determina que deben recaer no en el derecho, sino el título mismo de forma material. En lo que respecta al ejercicio de la acción cambiaria dice el artículo 782 que sólo se puede reclamar el pago del importe, intereses moratorios, gastos de cobranza y prima o gasto de transferencia de una plaza, es decir, el derecho incorporado.
Legitimación
Su origen se le atribuye a Ernesto Jacobi quién sostuvo que tanto para el ejercicio de derecho como para el cumplimiento de la obligación sólo se requiere la posesión del documento, al expresar lo siguiente: “es una forma de agilizar la legitimación, opera no sólo a favor del acreedor al facilitarle y simplificarle de su obligación simplemente con probar que pagó al poseedor del título, aunque éste no fuera el titular del derecho”. Dicha posición tuvo aceptación por la doctrina y fue incluido por Vivante dentro de su desarrollo unificador de la definición de título valor (Vivante 2002). El tratadista Joaquín Rodríguez efectúa la siguiente aseveración haciendo referencia a la legitimación: “en la posibilidad que se ejercite el derecho por el tenedor, aun cuando no sea en realidad el titular jurídico del derecho conforme a las normas del derecho común; equivale, por consiguiente, a un abandono de cualquier investigación que pudiera realizarse sobre la pertenencia del derecho (Rodríguez 1960).
Autonomía
Desarrolla el criterio de lo justo, así las cosas, evidencia dos casos en donde el legislador aplicando el criterio de justicia limitó la aplicación de este principio rector. A saber, conforme lo dispuesto en el artículo 784 numeral 12 del C. de Co., cuando título valor no ha circulado o luego de haber circulado, queda en cabeza de una persona que fue parte del negocio jurídico causal, el deudor podrá proponerle a éste, las excepciones inherentes a dicho negocio. Igualmente, cuando un tercero que es ajeno a la relación causal pero no es un tenedor de buena fe exenta de culpa, se le podrán proponer todas las excepciones inherentes al negocio causal o cuando se transfiere el título mediante un acto extra cambiario lleva a la pérdida de beneficios cambiarios, permitiéndole al deudor proponer todo tipo de excepciones, incluso las del negocio causal.
La obligación cambiaria
Desde tiempo atrás se ha discutido cuando se da el inicio del título valor o de la obligación principal incorporada, lo cual ha llevado a la existencia de dos escuelas o teorías. Se encuentra la tesis de la creación, la cual sostiene que el título valor nace cuando se cumplan los requisitos generales y especiales del respectivo incluyendo la firma del creador. De conformidad con esta tesis el título valor no requiere circular, pues desde el momento de la creación se considera ya título valor. Por su parte, la tesis de la Emisión establece que el título valor no sólo requiere el cumplimiento de los requisitos generales y específicos, sino, además, requiere el complemento de la entrega a una persona distinta del creador de conformidad con la ley de circulación, con la intención de hacerlo negociable.
La teoría de la creación fue adoptada por el proyecto INTAL en su artículo séptimo que expresa “toda obligación cambiaria deriva de una firma puesta en el título valor”. En tanto el Código de Comercio en el artículo 625 agrega “toda obligación cambiaria deriva de una firma puesta en el título valor y de su entrega con la intención de hacerlo negociable conforme a la ley de circulación”, de esta manera la comisión redactora da continuidad a la teoría proveniente de la Ley 46 de 1923.
4.4 Gestión documental
En el proyecto de disposiciones sobre documentos electrónicos transferibles se sigue una metodología similar. Es parte del concepto básico de “mensaje de datos”, pero la denominación que se utiliza y define es la de “documento electrónico” para luego pasar a considerar su cualificación como transferible o no. Se pretende configurar una definición del siguiente tenor: Por “documento electrónico” se entenderá la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, con inclusión, cuando proceda, de toda la información lógicamente asociada o vinculada, ya sea que se genere simultáneamente con posterioridad. En definitiva, se quiere integrar la parte definitoria esencial del concepto de “mensaje de datos” o “comunicación electrónica” al tiempo que se trae a colación un elemento operativo fundamental al tratarse de documentos transferibles: el endoso.
Ya sea por razón del endoso o por cualquier otro motivo, la instrumentalización electrónica del documento, su posterior transmisión, la constitución de cualquier derecho relacionado con el mismo o el ejercicio de los derechos “incorporados” pueden comportar como puede ocurrir en el documento físico, que se deba generar información adicional que puede figurar en el propio documento o en otro adjunto. El elemento esencial, reside en el hecho de que se trata de información sustentada en soporte electrónico, de manera automatizada o informatizada.
El desarrollo de servicios digitales desde la gestión documental electrónica subraya la importancia de la integración tecnológica y el análisis de necesidades para la implementación de servicios especializados que consoliden el uso de las tecnologías como parte de la solución a las problemáticas diarias que como en el caso de los pagarés electrónicos, destacan sus beneficios y su impacto en el entorno empresarial y financiero colombiano y por ello sugerimos servicios como:
Transformación Digital y Adaptación Tecnológica: La transición de los tradicionales pagarés en papel a los pagarés electrónicos marca un avance significativo en la transformación digital de las empresas y entidades financieras en Colombia. Esta adaptación no solo responde a las nuevas realidades tecnológicas, sino que también ofrece beneficios sustanciales en términos de agilidad, seguridad y eficiencia en la gestión de títulos valores.
Importancia de Servicios Especializados: La implementación de servicios especializados que abarquen la emisión, registró, custodia y transferencia de pagarés electrónicos es fundamental para asegurar su plena validez jurídica y probatoria. Plataformas que integran mecanismos de firma digital y registro de operaciones, en conjunto con entidades de certificación digital acreditadas garantizan la integridad y autenticidad de estos documentos, cumpliendo con estándares internacionales como ISO 27001.
Seguridad y Control en la Circulación de Pagarés Electrónicos: La transferencia electrónica de pagarés permite una circulación ágil y segura entre diferentes tenedores, manteniendo su valor y exigibilidad. La integración con sistemas de custodia asegura un control exhaustivo sobre cada operación, minimizando los riesgos de fraude o manipulación. Herramientas especializadas facilitan el acceso y consulta de los pagarés electrónicos, respetando los protocolos de seguridad y privacidad.
Preservación a Largo Plazo y Confianza en el Futuro: La preservación a largo plazo de los pagarés electrónicos, respaldada por estándares como ISO 14721, garantiza su legibilidad y autenticidad frente a los cambios tecnológicos. Esto proporciona a las empresas y entidades financieras la confianza de que sus títulos valores digitales estarán disponibles y válidos en el futuro, consolidando así el uso de pagarés electrónicos en Colombia y abriendo nuevas posibilidades para el crecimiento y la competitividad de las organizaciones.
5.1 Análisis de la oferta actual
En Colombia existen un grupo de empresas que ofrecen servicios para el trámite electrónico de títulos valores, pero para este artículo solamente hemos tomado una muestra de dos casos, lo que nos permitirá a analizar el tipo de servicio y las falencias identificadas en el trámite como se evidencian en la Tabla numero1:
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EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO |
NOMBRE DEL SERVICIO |
TIPO DE SERVICIO |
FALENCIA IDENTIFICADA |
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BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA DECEVAL (2018) |
PAGARÉS ONLINE |
Pagarés desmaterializados para instrumentalización virtual de crédito y garantías |
El servicio está enfocado en los pagarés de empresas que gestionan créditos o garantías, el servicio es complejo y está enfocado en el documento como título valor y como garantía, pero es un proceso independiente que depende del emisor del documento y no es un servicio atractivo para saber que se requieren altos estándares de tecnología y los procesos se muestran bastante complejos, si bien la normatividad que sustenta el proceso es adecuada, no articula el trámite archivísticamente. |
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CERTICÁMARA (2018) |
CREDITÍTULO VALOR |
Administración de títulos valores virtuales |
Se presenta como un servicio sencillo, pero se enfoca en aspectos técnicos de firma y validez, dejando a un lado los temas de gestión y la interoperabilidad con los procesos de las empresas, para utilizarlo se requieren dispositivos electrónicos y la presentación personal para su diligenciamiento |
Tabla 1. Matriz de servicios. Fuente: (Espejo y Herrera 2019).
De acuerdo a la tabla número 1, el grupo de empresas mencionadas que explotan el marco de servicios comerciales referidos al concepto de pagaré electrónico son Certicámara y la Bolsa de Valores de Colombia -Deceval, entidades de orden privado, constituidas bajo la finalidad de comercializar productos y servicios, la primera, enfocados en certificación y firma digitales; y la segunda en la custodia y gestión de títulos valores. Las organizaciones son líderes en el mercado; una en la emisión y generación de certificados digitales y la otra enfocada en la gestión y custodia de títulos valores, respectivamente. Las dos desarrollan su actividad comercial en nichos de mercado que relacionan este tipo de documentos “títulos valores” o “pagarés electrónicos”, sin embargo, presentan carencias del enfoque archivístico para la gestión de documentos electrónicos, destacando de esta manera la falta de parametrización de funcionalidades integradas a los diversos procesos transversales consecuentes de la gestión electrónica documental.
5.2 Modelo de gestión de pagarés electrónicos
Figura 2. Modelo de gestión de pagarés. Fuente: (Espejo y Herrera 2019).
Como se muestra en la figura numero 2 el proceso de un documento electrónico debe atender a las necesidades del proceso al que pertenece, ya que si bien es cierto, las características propias de este tipo de documentos se enmarcan como un documento de unas condiciones “especiales” y de cierta manera se trata de tipos documentales que se deben asociar a un proceso de gestión de documentos electrónicos, donde los lineamientos deben responder a la gestión y a la plena validez probatoria al que debe ser expuesto respondiendo a unas características intrínsecas al igual que en la gestión de documentos electrónicos. Dentro del proceso de modelo de gestión de pagarés electrónicos se propone la siguiente estructura:
Figura 3. Propuesta modelo de gestión de pagarés electrónicos. Fuente: (Espejo y Herrera 2019).
Inicialmente, dentro del estudio de mercado, se debe construir un documento tanto cualitativo como cuantitativo donde se especifique los nichos de mercado y la articulación con los procesos de gestión de documentos electrónicos de archivo, los cuales, se han identificado en el diagnóstico y permite integrarlo con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que permita la conformación de un expediente electrónico.
El aspecto de tipo comercial, pretende integrar a través de la gestión documental cada uno de los procesos imperativos que siempre están asociados a prácticas comerciales y de los cuales, este modelo pretende satisfacer e integrar, todas las connotaciones que poseen los documentos dentro de la gestión electrónica de documentos, pues si bien existen las garantías normativas y jurídicas para que esta documentación sirva de soporte ante no solo las actividades comerciales de las organizaciones, también debe darse dentro de los procesos del ciclo vital de los documentos. Así mismo, se debe parametrizar al contexto normativo, por lo cual se debe plantear una estructura de venta que asigne validez y sustento probatorio.
Respecto a la estructuración del modelo técnico, es importante resaltar el ciclo vital de los documentos con una asociación de prácticas comerciales que demandan la parametrización de firmas digitales y todo bajo el panorama del comercio electrónico, certificado y firmas digitales, que, no obstante, son transversales para un proceso de gestión de documentos electrónicos y de administración de archivos.
La comercialización ha demando que las instituciones usen herramientas tecnológicas que apoyen la gestión, uso y almacenamiento de los documentos electrónicos, lo cual ha permitido centrarse en la importancia de la misma gestión y debe brindar las siguientes garantías:
Figura 4. Características para la gestión de pagarés electrónicos. Fuente: (Espejo y Herrera 2019).
Los retos asociados a la gestión de los pagarés electrónicos en un ambiente digital están relacionados directamente, con la gestión de documentos electrónicos, asociados a la preservación, la seguridad, el almacenamiento, la disponibilidad, la fiabilidad (no repudio) y su integridad, exigiendo, por tanto, la adopción de estándares internaciones y nacionales, así como los instrumentos archivísticos y buenas prácticas propias de la gestión documental.
En la era digital, los tradicionales pagarés en papel han evolucionado para adaptarse a los nuevos tiempos. Ahora, los empresarios y emprendedores cuentan con una herramienta financiera más ágil y eficiente: el pagaré electrónico. Este título valor digital funciona de manera similar a su contraparte física, pero con importantes ventajas. El emisor, es decir, el deudor, emite el pagaré electrónico cumpliendo con todos los requisitos legales, como la promesa de pago incondicional, el monto adeudado y la fecha de vencimiento.
Luego, entrega este documento digital al beneficiario o acreedor. Pero la clave está en la custodia y registro del pagaré electrónico. Para que tenga pleno valor probatorio, el documento debe ser registrado y resguardado por una entidad de certificación digital acreditada.
Estos terceros de confianza garantizan la integridad, autenticidad y no repudio del título valor, cumpliendo con estándares internacionales de seguridad de la información. De esta manera, el pagaré electrónico puede ser transferido a otros tenedores de manera ágil y segura, sin perder su exigibilidad. Cuando llega la fecha de vencimiento, el acreedor puede presentar el documento digital ante el emisor para reclamar el pago.
Si este no cumple, el tenedor puede iniciar una acción cambiaria directa, utilizando el pagaré electrónico como título ejecutivo. Si bien aún existen algunos retos en cuanto a la valoración de la prueba electrónica por parte de algunos jueces, el pagaré digital se ha ido consolidándose como una herramienta financiera confiable y vanguardista en el ecosistema empresarial colombiano. Un claro ejemplo de cómo la tecnología está transformando la forma en que las empresas gestionan sus operaciones y obligaciones.
5.3 Asociación de los Pagarés Electrónicos con los Sistemas de Información de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
La asociación con un SGDEA busca facilitar la veracidad de los documentos, manteniendo el vínculo archivístico (orden original, de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales) permitiendo con ello la conformación de expedientes electrónicos íntegros que garanticen las transferencias documentales entre sistemas y su gestión electrónica con plena validez jurídica.
Los pagarés electrónicos han emergido como herramientas fundamentales para agilizar las transacciones financieras. Sin embargo, para asegurar su plena validez jurídica y probatoria, es imprescindible integrar estos títulos valores digitales con sistemas de gestión documental que cumplan con estándares internacionales reconocidos. Los SGDEA, al alinearse con normativas como la ISO 15489 e ISO 30300, garantizan la integridad y autenticidad de los pagarés electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Los beneficios de los SGDEA no se limitan a la seguridad documental. Estos sistemas permiten un control exhaustivo sobre las operaciones realizadas con los pagarés, asegurando que cada acción quede registrada de manera auditable. Esto facilita la trazabilidad de las transacciones y minimiza significativamente los riesgos asociados con el fraude o la manipulación. Además, al cumplir con la normativa ISO 14000, los SGDEA aseguran la conservación adecuada de los pagarés electrónicos a largo plazo, preservando así su valor legal y probatorio sin comprometer su integridad.
La interoperabilidad también es un aspecto crucial que abordan los SGDEA, al cumplir con estándares como la ISO 27001. Esto facilita el intercambio seguro de información entre diferentes entidades, optimizando procesos como el cobro y el endoso de pagarés electrónicos.
Dentro del modelo de servicio, también vale la pena resaltar que se trata de un procedimiento en el cual se aducen variables como: el proceso al cual pertenece el documento, su tiempo de retención consecuente al ciclo vital de los documentos, en relación a lo estipulado en los instrumentos propios de la gestión documental.
La desmaterialización de los procesos se da desde la fuerza vinculante y probatoria ejercida a los pagarés electrónicos, los cuales, están directamente relacionados con procesos electrónicos y la información gestionada; así las cosas, las ventajas, más que competitivas en un proceso comercial, resultan lógicas y solo hay que modelar adecuadamente el proceso donde se vinculan los pagarés orientado a la optimización administrativa.
Validez Jurídica y Probatoria de los Pagarés Electrónicos: La integración de los pagarés electrónicos con los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es esencial para asegurar su validez jurídica y probatoria en Colombia. El cumplimiento de estándares internacionales como ISO 15489, ISO 30300 e ISO 27001, garantiza que los pagarés electrónicos mantengan su integridad, autenticidad y trazabilidad, lo que refuerza su aceptación y uso en el entorno comercial y jurídico.
Optimización y Eficiencia en la Gestión Documental: La implementación de los SGDEA en la gestión de pagarés electrónicos permite una optimización significativa de los procesos administrativos y financieros. Al asegurar un control exhaustivo y auditable sobre cada acción realizada con los pagarés, se minimizan los riesgos de fraude y manipulación, se mejora la interoperabilidad entre entidades y se agilizan las operaciones como el cobro y el endoso de estos documentos.
Conservación y Acceso Seguro: La utilización de SGDEA, en cumplimiento con la norma ISO 14000, no solo facilita la adecuada conservación de los pagarés electrónicos a largo plazo sino que también asegura un acceso ágil y seguro a estos documentos. Esto es crucial para preservar su valor legal y probatorio, además de garantizar la continuidad y seguridad de las transacciones electrónicas en el tiempo.
Impacto en el Comercio Electrónico y la Economía: La adopción de pagarés electrónicos gestionados mediante SGDEA representa un avance significativo en la modernización del comercio electrónico en Colombia. Esta integración no solo refuerza la seguridad jurídica de las transacciones electrónicas, sino que también promueve un entorno económico más dinámico y confiable, donde la rapidez y la seguridad en el intercambio de bienes y servicios electrónicos se ven sustancialmente mejoradas.
Queremos expresar nuestro sincero agradecimiento a la Universidad de La Salle por brindarnos su apoyo constante y su valiosa orientación a lo largo de este proceso de investigación. La colaboración de la Universidad, en particular del equipo de docentes de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, ha sido fundamental para el desarrollo de nuestro estudio sobre "El pagaré electrónico en el esquema de la gestión documental electrónica colombiana".
Sin duda, esta colaboración ha fortalecido nuestro trabajo y ha enriquecido el conocimiento en el campo de la gestión documental electrónica en el contexto colombiano.
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