Métodos de información

Fases para la Digitalización del Fondo Fotográfico Francisco de Paula Coronado de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas

Phases for the Digitization of the Francisco de Paula Coronado Photographic Fund of the Central University "Marta Abreu" of Las Villas

Maritza Beatriz González Hevia
maghevia@uclv.cu
Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas
Alejandro Céspedes Villegas
alejandrocv92@nauta.cu
Banco Popular de Ahorro Cuba
Asleni Díaz Jiménez
adizj@uclv.cu
Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas
Amed Abel Leiva Mederos
amed@uclv.edu.cu
Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas

 

Resumen

La digitalización es una de las estrategias más utilizadas para prevenir el deterioro de los fondos documentales. Esta investigación tiene la finalidad de establecer fases para acometer la Digitalización del Fondo Fotográfico Francisco de Paula Coronado de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Para ello se utilizan métodos tanto del nivel teórico como empírico. Aplicando las técnicas de revisión bibliográfica, entrevista estructurada y cuestionario. Dando como resultado 11 fases que abordan elementos como la Preparación, Digitalización, Reconocimiento de Datos, Indexación, Control de la Calidad, Firma del Documento, Carga de Datos en el Archivo Digital, Archivo, Devolución o Expurgo y Preservación Digital. Este resultado responde a la normalización del proceso de digitalización en dicha institución y permitirá, entre otras potencialidades, brindar un servicio de mayor calidad.

Palabras clave

Digitalización; fondo fotográfico; Francisco de Paula Coronado; Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas

Abstract

Digitization is one of the most used strategies to prevent the deterioration of documentary funds. The purpose of this research is to establish phases to undertake the Digitalization of the Francisco de Paula Coronado Photographic Fund of the Central University “Marta Abreu” of Las Villas. For this, both theoretical and empirical methods are used. Applying the techniques of bibliographic review, structured interview and questionnaire. Resulting in 11 phases that address elements such as Preparation, Digitization, Data Recognition, Indexing, Quality Control, Signature of the Document, Loading of Data in the Digital Archive, Archive, Return or Expurge and Digital Preservation. This result responds to the normalization of the digitalization process in said institution and will allow, among other potentials, to provide a higher quality service.

Keywords

Digitization; Photographic background; Francisco de Paula Coronado; Central University "Marta Abreu" of Las Villas

Recibido: 30/12/2019

Aceptado: 16/06/2020

DOI: https://dx.doi.org/10.5557/IIMEI11-N20-031058

González Hevia, María Beatriz; Céspedes Villegas, Alejandro; Díaz Jiménez, Asleni; Leiva Mederos, C. Amed Abel, 2020. Fases para la Digitalización del Fondo Fotográfico Francisco de Paula Coronado de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Métodos de Información, 11(20), 31-58

     

    1. Introducción

La digitalización de fotografías es una alternativa crucial para combatir el deterioro de los soportes tradicionales así como la vía para mejorar la accesibilidad a los fondos fotográficos. Para ello es necesario valorar, de acuerdo con el fondo que se va a digitalizar y el objetivo que se persigue para realizar dicha acción, con cuáles tecnologías se van a trabajar para desarrollar el proyecto de digitalización.

Según las directrices formuladas por la International Federation of Library Associations (IFLA) y el International Council on Archives (ICA) que han fomentado un movimiento hacia la digitalización del acervo bibliográfico de las bibliotecas, y posicionado el tema políticamente para su discusión y prioridad, el proceso de digitalización. ¨Ha de estar sujeto a una serie de recomendaciones, directrices o pautas que ayuden al profesional a planificar correctamente estos proyectos con el objetivo de optimizar los recursos existentes, lograr la máxima visibilidad de la información digitalizada a través de internet y permitir el intercambio de dicha información y el trabajo cooperativo¨ (IFLA y ICA 2002).

Uno de los objetivos fundamentales de la digtalización es la conservación del patrimonio fotográfico, siendo la fotografía “un documento que refleja un testimonio visual de acontecimientos políticos, sociales, cíentificos o culturales de la humanidad” (Batista Delgado 2016), una forma de discurso en el que se reflejan los momentos que vive una sociedad y donde se pueden tomar elementos para la reconstrucción de la memoria histórica de un contexto determinado. La fotografía con carácter histórico “servirá para manifestar el progreso de las naciones y por extensión reflejo de la modernidad y desarrollo de las mismas” (Centro de Estudios de Castilla-La Mancha 2018).

La conservación documental “permite la perdurabilidad de las fuentes. La rigurosidad de la conservación permite al documento evitar la restauración, siendo esta la última etapa para salvar el contenido del mismo” (Pérez-Montes Salmerón y Caso Neira 2016).

Es por esto que es importante la necesidad de aplicar una guía de digitalización que establezca unos requisitos concretos necesarios para la correcta custodia y preservación de las colecciones fotográficas en la Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas (UCLV). Además se deben implantar “pautas generales adaptables a los disímiles contextos que guíen con criterios básicos el proceso de digitalización de materiales fotográficos para su conservación y preservación a lo largo del tiempo” (Carmenate Torres, Silva y Sanabria 2016).

    2. Materiales y Métodos

El estudio que se presenta clasifica como no experimental transeccional con alcance descriptivo ya que hace referencia a la caracterización del objeto de estudio en un período determinado. Se utilizan métodos en los niveles teórico y empírico. En el nivel teórico se emplearon el analítico- sintético, inductivo- deductivo e histórico- lógico. En el nivel empírico se empleó el análisis documental y la encuesta. La investigación se llevó a cabo mediante las siguientes etapas:

 

  1. Planteamiento del problema: se hizo un primer acercamiento al tema y a las problemáticas que entraña el objeto de estudio. Se comprobó la factibilidad del mismo y se conceptualizaron las guías a seguir para resolver el problema de investigación.
  2. Revisión de la literatura: consistió en recopilar toda la información bibliográfica a partir del problema de investigación y los objetivos trazados. Se formula en esta parte de la investigación las cuestiones relativas al alcance del tema y se conforman las estructuras metodológicas que han de servir de base al proceso de investigación.
  3. Recolección de los datos: en esta etapa se aplican y conciben los instrumentos de investigación. Se aplicaron una entrevista (Ver Anexo 1) y un cuestionario (Ver Anexo 2) a diferentes profesionales que desempeñan disimiles roles en la institución. Con ello se determinaron las características de la misma y la aptitud para realizar el proceso de digitalización.
  4. Análisis de los datos: se utilizaron herramientas para el procesamiento y análisis de los datos, así como tablas y gráficos que ilustran los resultados obtenidos.
  5. Reporte de los resultados: se propuso un procedimiento para la digitalización del fondo de acuerdo a los resultados obtenidos en las etapas anteriores.

Variable escogida: las subcategorías de análisis seleccionadas para la confección del procedimiento se muestran en la Tabla 1.

Categoría de Análisis

Subcategoría

Ítems

Digitalización de

fondos fotográficos

Normativas

Utilización de políticas para la digitalización:

· Política de Selección

· Política de Preservación

Tecnologías

Utilización de tecnologías para la digitalización:

· Escáner

· Cámara digital

· PC

· Servidor

Técnicas

Utilización de técnicas para la digitalización:

· Profundidad de bits

· Píxel

· Formato de archivo

· Compresión

· Resolución

· Calidad de imagen

Personal

Utilización del personal para la digitalización:

· Capacitación informacional

· Capacitación tecnológica

Descripción

Utilización de la descripción para la digitalización:

· Metadatos

· Clasificación

· Software utilizado

· Norma o Manual de descripción

· Registro de autoridades

Control

Utilización del mecanismo de control para la digitalización:

· Copia Master

· Supervisión

· Control de la Calidad

Usuarios

Percepción de los usuarios sobre la digitalización:

· Visibilidad y accesibilidad

· Satisfacción

Tabla 1: Variable utilizada en la investigación (Fuente: elaboración propia).

    3. Resultados y Discusión

En la Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de Las Villas se encuentra el Fondo Fotográfico Francisco de Paula Coronado, el cual cuenta con 1800 fotografías aproximadamente. En él se muestran imágenes de familias acaudaladas y burguesas, que vivían en Cuba durante la colonia y la neocolonia. Además de imágenes de la Guerra y personalidades de la época.

El procedimiento propuesto se basa en la revisión bibliográfica que se realizó a las diferentes investigaciones relacionadas con los procesos de digitalización. Además, se tienen en cuenta los resultados arrojados en los diferentes instrumentos de recogida de información. El resultado se adaptó a las condiciones tanto del Fondo como al grado de preparación de los especialistas que en él laboran.

    4. Procedimiento de Digitalización

    4.1 Identificación y Selección

La primera fase se inicia con la selección de las fotografías y el establecimiento del alcance del proceso de digitalización; copia digitalizada, copia auténtica, tipo de papel, tamaño y tipología documental. Además de determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización, en base a las necesidades de uso y acceso a los mismos.

Las cuestiones implicadas en la selección de los materiales que se van a digitalizar se examinarán desde dos puntos de vista, según plantea la IFLA:

    Principales razones para digitalizar

Para mejorar el acceso: En este caso el interés debe centrarse principalmente en como añadir valor al material original y no en la digitalización como tal. El propósito principal en este caso es posibilitar el uso de los materiales.

Para la preservación: Si se trata de la conversión digital de materiales que están en peligro o dañados, el objetivo es, en primer lugar, la creación de reproducciones exactas de estos originales en un soporte de larga duración y no la selección de materiales de acuerdo con la demanda. Estas reproducciones deben satisfacer tanto a los usuarios actuales como a los potenciales usuarios del futuro y, por tanto, deben ser de una gran calidad y poseer una gran estabilidad física de modo que puedan mantenerse a lo largo del tiempo.

Un método de selección de materiales originales para su preservación es clasificarlos en tres categorías:

    Criterios de selección

    4.2 Clasificación y Descripción

Se deberá clasificar y ordenar las fotografías antes de proceder a su captura, no sólo para garantizar el éxito de la digitalización sino para facilitar las fases posteriores de la misma. Además de identificar si la captura de las fotografías se realizará de forma unitaria, uno a uno, o de forma masiva, por lotes:

  1. En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación cronológica de las fotografías.
  2. En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el mecanismo de clasificación y después ordenar cronológicamente las fotografías.

Así mismo se determinará la captura de datos significativos sobre los que se va a realizar el tratamiento informático y corresponderán a los metadatos a incorporar en el archivo digital. Los componentes para tener en cuenta son:

Algunos de los estándares descriptivos más difundidas que establecen cuáles son los datos que deben señalarse son:

  1. AACR2 (Normas Angloamericanas de Catalogación 2* Edición): fijan pautas para la descripción catalográfica de documentos bibliográficos y multimediales.
  2. Dublin Core: para promover tipos homogéneos de metadatos para describir los documentos digitales, incluidos las imágenes.
  3. ISAD (G) (General International Standard Archival Description): guía que ayuda a asegurar descripciones coherentes, facilitar la recuperación y el intercambio de información, compartir encabezamientos autorizados e integrar descripciones en un sistema unificado de información. A pesar de que es aplicable a todo tipo de documentos, su importancia reside en la capacidad para describir el contexto y el contenido del documento. Fue elaborada en 1993 por el Comité de Normas de Descripción del ICA.
  4. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families): destinada a la descripción de puntos de acceso sobre los productores de documentos (entidades, personas y familias).
  5. EAD (Encoded Archival Description): es una norma que utiliza un vocabulario XML (Extensible Markup Language) para la codificación de instrumentos de descripción de archivos con el fin de publicar, intercambiar y usar la información archivística a través de internet.
  6. PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies): es un modelo de datos común para organizar los datos que se originan y resultan de la preservación.

    4.3 Preparación

En esta etapa se preparan las fotografías a capturar, revisándolas una a una. Deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización. La preparación de las fotografías es la primera etapa del proceso de digitalización y tiene como objetivo:

La preparación implica el cumplimiento de los siguientes pasos:

  1. Depuración: Retirar y eliminar los duplicados, así como documentos de apoyo no útiles.
  2. Limpieza: Tiene como propósito eliminar la suciedad acumulada que dificulta la lectura de las fotografías. Retirar ganchos, clips y todos los objetos metálicos. Si se trata de tomos es necesario retirar los empastes.
  3. Corrección del plano: Las fotografías no deben presentar dobleces, pliegues u otra clase de distorsiones que puedan entorpecer el proceso de digitalización.
  4. Unión de rasgaduras, roturas y cortes: Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros que afectan la estructura del soporte. Estos deterioros son generalmente ocasionados por la incorrecta manipulación, almacenamiento o sistemas de agrupación como ganchos de cosedora o ganchos legadores inadecuados.
  5. Foliación: Foliar las fotografías, se recomienda que este proceder se realice cronológicamente, continuando con las relaciones establecidas por el orden de creación entre una y otra.
  6. Conservación: Llevar un control estricto de las fotografías que se van digitalizando y guardar los originales.

    4.4 Digitalización o Reprografía

En esta etapa se obtiene la imagen digital de la fotografía original en soporte papel. Se conseguirá como resultado un fichero con una imagen en la memoria del sistema al que está asociado el dispositivo (escáner o cámara digital).

Esta imagen debe representar fielmente al original en cuanto a la apariencia, forma y contenido, minimizando las variaciones que se puedan presentar. Una vez digitalizada la fotografía se puede optimizar la imagen electrónica, siendo este proceso un elemento fundamental para lograr un resultado lo mejor posible. El uso adecuado de este proceder no incide en la autenticidad de la imagen digitalizada. Esta optimización comprende aspectos tales como: reorientación, eliminación de bordes negros u otros relacionados con la imagen del documento en físico original, siempre respetando la geometría en tamaño y proporción.

Las acciones a realizar en esta etapa son:

  1. Definir el formato del fichero que contiene la fotografía digitalizada. Para la carga de una imagen al Archivo Digital es recomendable que el formato final del mismo sea un PDF (Portable Document Format), con una o varias páginas, cuando el destino es la consulta. O formato TIFF cuando el destino es la preservación digital de la fotografía.
  2. Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits, etc.)
  3. Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño del fichero.
  4. Decidir si se va a crear un único archivo, con una o varias páginas, por cada fotografía original o varios archivos, una por cada página, según decida la Política de Preservación Digital de la institución.
  5. Las especificaciones técnicas evolucionan rápidamente por lo que cada institución deberá asegurar la legalidad o utilidad de la imagen digitalizada con una adecuada selección del sistema.
  6. El acceso a la información supone que está permanecerá legible, inteligible y recuperable:

    • Legible: es poder acceder en todo momento presente y futuro a la información sin pérdida de datos, por esta razón hay que garantizar las condiciones de almacenamiento y de lectura.
    • Inteligibilidad: la información producida y recuperada por un sistema de digitalización permanece comprensible para otro sistema.
    • Recuperación: implica el aseguramiento de encontrar la información almacenada y el acceder a ella fácilmente. Para garantizar el acceso a la información se debe tener en cuenta:

  7. Establecer una estrategia de migración que permita la evolución del equipo, los programas informáticos y los soportes de almacenamientos de datos al ritmo de los cambios tecnológicos.
  8. Etiquetas de encabezamiento estandarizadas que puedan ser leídas por otros sistemas.
  9. Definición detallada de la estructura de etiquetas y lenguaje fuente.
  10. La verificación de la calidad de las imágenes se deberá realizar mediante la toma de imágenes, su mejoramiento, compresión y descomposición.
  11. La funcionalidad del sistema depende principalmente de su arquitectura y compatibilidad y se deberá tener en cuenta la protección de la información digitalizada, el control de acceso, la evolución de las tecnologías y las auditorías. Todo ello dispuesto en la Política de Preservación Digital de la institución.

    4.5 Reconocimiento de datos

Está relacionado con la de digitalización y en muchos casos se realiza simultáneamente. El objetivo del mismo es la extracción de la información relevante contenida en la propia fotografía, con el fin de facilitar su tratamiento posterior. Esta información constituirá algunos de los metadatos a incorporar al archivo digital y se realizan las siguientes tareas:

Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo:

    4.6 Indexación

Se reúne toda la información identificativa de las fotografías, muy relacionada con la etapa de clasificación y con el resultado obtenido en la fase de reconocimiento de datos. En esta etapa se debe obtener toda la información necesaria para la carga de la documentación en el archivo digital. Toda esta información es necesaria y relevante para la identificación de las fotografías y sus futuras consultas.

Las tareas a realizar en la etapa de indexación son:

  1. Reunir la información identificativa de las fotografías, en el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma automática en la etapa de reconocimiento de datos, se deberá disponer de una interfaz para que se puedan introducir manualmente. Si por el contrario se obtuvieron de forma automática, no será necesaria ninguna intervención manual.
  2. Se debe asegurar que se ha generado una única imagen a almacenar en el archivo digital por cada documento original, ya sea de una o varias páginas.
  3. Garantizar que el formato del fichero que contiene la imagen digital es PDF para su posterior consulta.

    4.7 Control de calidad

Consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles a la fotografía original en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad. El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y consistencia de los productos digitales. Si durante esta etapa se determinara que la digitalización no ha sido correcta, por ejemplo, que la imagen no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente, se realizará una nueva captura.

Por esta razón el proceso de digitalización debe ser acompañado de un plan de seguimiento rutinario que permita garantizar la óptima digitalización en cada una de sus etapas. Las tareas más significativas a realizar son:

  1. Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta, así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
  2. Determinar si se inspeccionarán todas las imágenes, o solamente un subconjunto de prueba, de forma manual o visual, de forma automática con software re específico y para ello, comprobaciones de páginas en blanco y páginas muy oscuras en base al tamaño de la imagen o de forma mixta, primer filtro de forma automática y un segundo filtro de forma visual.
  3. Indicar las condiciones por las que se determina realizar una nueva digitalización de las fotografías.
  4. Realizar un seguimiento de forma exhaustiva al proceso de digitalización, en el que deberán generarse informes de seguimiento de incidencias y estadísticas de digitalización. En ellos se indicarán aspectos como número de fotografías digitalizadas y número de imágenes con incidencias.

    4.8 Firma del documento

Se plantea con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalización y de cumplir con la normativa existente en temas como la creación de copias auténticas de fotografías originales en papel. Puede aparecer la necesidad de firmar las imágenes resultantes de la digitalización, pero el proceso es opcional.

La tarea a realizar requiere decidir si las fotografías van a firmarse, si se va a llevar a cabo con una firma de servidor, software o con una firma cliente. Lo más habitual es que en caso de contar con un número reducido de documentos digitalizados se haga uso de la firma de cliente. En caso de contar con un número elevado de fotografías digitalizadas se haga uso de la firma de servidor.

    4.9 Carga de datos en el archivo digital

Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento con los datos reunidos en la etapa de indexación y el propio fichero que contiene la imagen digital del mismo. Se procede a la carga de datos en el archivo digital, teniendo en cuenta que, en el caso de realizar todo el proceso completo de digitalización para cada imagen, la carga en el archivo digital será realizada por la aplicación integrada con el software de captura.

Dicha aplicación se comunicará con el archivo digital, haciendo uso de Framework de Servicios Documentales (FSD). Si por el contrario la captura es masiva, será el software de digitalización el que se encuentre integrado con el archivo digital para realizar directamente su almacenamiento.

Así mismo, si se llega a esta etapa con un conjunto de imágenes digitalizadas, sin que el software de captura se encuentre integrado con el archivo digital. A continuación, se deberá generar igualmente la estructura adecuada para su almacenamiento masivo. En todos estos casos se hará uso del proceso de carga masiva que proporciona el archivo digital para el almacenamiento de un lote de imágenes.

    4.10 Archivo, Devolución o Expurgo

Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el archivo digital se llega a la etapa final del proceso de digitalización. La documentación en papel tiene que ser archivada, devuelta o expurgada, según corresponda en cada caso. Para ello se auxilia el personal de la comisión de valoración documental creada previamente y que será la responsable de la creación de la Tabla de Retención Documental, y por ende del destino de las fotografías y la gestión de los documentos originales en papel tras la finalización del proceso de digitalización. Es muy importante desarrollar este propósito con suma cautela, debido a que no existe una normativa relacionada con la temática en Cuba.

    4.11 Preservación digital

La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto de estrategias con el objetivo de lograr la preservación a largo plazo de las fotografías patrimoniales. Incluso de facilitar la recuperación de los contenidos almacenados en los archivos digitales. Debido a los rápidos avances tecnológicos, al crecimiento de la información y la diversidad de formatos instituciones como la IFLA, el ICA en el 2002 y la Oficina de la UNESCO en Quito el 2015 se han pronunciado sobre la necesidad de establecer estrategias para la preservación digital, dichas estrategias abarcan:

  1. Preservación de la tecnología: Consiste en preservar el ambiente tecnológico para visualizar y editar el contenido digital, incluyendo software y hardware, como, por ejemplo: sistemas operativos, programas de visualización, periféricos de lectura y escritura de medios de almacenamiento secundario.
  2. Migración: Se refiere a superar la obsolescencia tecnológica al transferir o adaptar el contenido digital de una generación de hardware y software hacia otra generación. Tiene la desventaja de ocasionar pérdidas en la información tras migraciones sucesivas.
  3. Reformateo: Se refiere a cambiar el contenido digital de un formato a otro.
  4. Rejuvenecimiento: Se refiere a copiar el contenido digital de medio de almacenamiento a otro nuevo del mismo tipo. O bien, escribir cada determinado tiempo el contenido digital a un medio nuevo para evitar que el contenido se pierda a causa de la degradación natural del medio por el transcurso del tiempo.
  5. Emulación: Permite que el software original sea usado sin necesidad de que el sistema original que lo ejecutaba siga existiendo. La emulación obliga a preservar una cantidad importante de información.
  6. Replicación: Se refiere al hecho de mantener una o más copias de un mismo contenido digital.
  7. Estandarización: Se refiere al hecho de utilizar algún formato estándar para la representación del material digital. Esto garantiza un mejor soporte de herramientas para administrar el material digital, una mayor duración del formato y una mejor migración ante los cambios tecnológicos.
  8. Encapsulado: refiere a empaquetar la información que se desea preservar junto con los metadatos descriptivos y mantenerlos en una única localización. Además de la emulación existen los otros factores clave para la preservación de duración larga:
  9. Autenticidad: Se refiere al hecho de asegurar la integridad de la información digital. Existen muchas causas por las cuales se puede corromper la información digital: virus, negligencias, fallas de los medios de almacenamiento, ataques informáticos maliciosos, etc. Para asegurar la autenticidad se propone utilizar firmas digitales sobre la información digital.
  10. Arqueología digital: Es el proceso de recuperar la información a partir de medios de almacenamiento digital dañados o antiguos.
  11. Cuidado duradero: El cuidado duradero debe ser visto como una estrategia continúa para asegurar que las fotografías digitales se encuentren en óptimas condiciones. En el cuidado de una colección, los archivos deben almacenarse en medios y ubicaciones no sólo seguros, sino también confiables. Además, deben manipularse con base en las pautas de aceptación internacional, orientadas a optimizar su expectativa y la calidad de duración.

    5. Conclusiones

    6. Bibliografía

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    7. Anexo 1

Guía de entrevista

Datos relacionados con la estructura administrativa que posee la institución

Datos sobre el proceso de digitalización

    8. Anexo 2

Estimado especialista; el presente cuestionario es parte de una investigación de pregrado de la carrera Licenciatura en Ciencias de la Información. Su objetivo es conocer cuál es el estado de los procesos de digitalización en el Fondo Fotográfico Francisco de Paula Coronado de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas.

Su colaboración es de suma importancia para someter a consideración elementos del entorno que se investiga. La información que usted proporcione será utilizada con la más estricta confidencialidad y para uso exclusivo de dicha investigación.

Muchas gracias

Fecha:

Profesión del entrevistado :

Labor que desempeña:

Departamento al que pertenece:

Experiencia en la labor que ocupa:

Funciones que realiza:

  1. ¿En su institución existe alguna política o estándar que regule la selección de las fotografías que se digitalizarán? Sí / No
  1. ¿Existe algún departamento encargado de realizar el proceso de digitalización? Sí / No
  1. ¿Por qué realizar el proceso de digitalización?

Valor Patrimonial: _____________

Gran Impacto: _____________

Alta Demanda: _____________

Otros: _____________

  1. ¿Con qué equipamiento tecnológico dispone la institución?

PC: Sí / No

Escáner Plano (de mesa): Sí / No

Escáner de Tambor: Sí / No

Escáner para Transparencias: Sí / No

Escáner de Microfilms: Sí / No

Escáner de Mano o Portátil: Sí / No

Cámara Digital: Sí / No . De ser positiva su respuesta. Especifique:

Compacta __________ Reflex __________

Otros:

  1. ¿Cuenta con personal capacitado encargado de llevar a cabo los procesos de digitalización? Sí / No

Capacitación Tecnológica _________ Informacional________ Ambas________

  1. ¿Se realiza la preparación adecuada de la información a digitalizar?

Sí _____________ No _____________ En Ocasiones _____________

  1. ¿En caso de ser realizada la preparación es llevada a cabo por especialistas?

Sí _____________ No _____________ En Ocasiones _____________

  1. ¿Cuáles son los formatos o estándares, que emplea para la digitalización?

PDF _________ JPEG _________ TIFF __________ Otro __________

  1. 9. ¿Usa múltiples formatos para almacenar la información?

Sí _____________ No _____________ En Ocasiones _____________

  1. 10. ¿Realiza copias de respaldo del archivo master?

Sí _____________ No _____________ En Ocasiones _____________

  1. 11. ¿Qué nivel de resolución utiliza en las imágenes electrónicas?

200 Puntos por cada pulgada como mínimo _____________

300 Puntos por cada pulgada _____________

400 Puntos por cada pulgada _____________

1200 Puntos por cada pulgada _____________

2400 Puntos por cada pulgada _____________

Otras _____________

  1. ¿Qué tamaño suelen tener las fotografías que digitaliza?

De 100 a 200 Kilobytes _____________

De 200 a 300 Kilobytes _____________

De 300 a 400 Kilobytes _____________

De 400 a 500 Kilobytes _____________

De 500 a 600 Kilobytes _____________

De 600 a 700 Kilobytes _____________

De 700 a 800 Kilobytes _____________

De 800 a 900 Kilobytes _____________

De 1 a 2 Megabytes _____________

Otros _____________

  1. ¿Qué nivel de profundidad de bits o resolución cromática utiliza en las imágenes electrónicas?

8 Bits a cada Píxel _____ 24 Bits a cada Píxel _____ Otras _____

  1. ¿Se realiza la extracción de metadatos de la información digitalizada?

Si _____________ No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿Determina un vocabulario normalizado para extraer metadatos?

Si ______________ Nómbrelo _____________

No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿Qué metadatos extrae de la información digitalizada?

Nombre de la colección por temática _____________

Título de la información _____________

Fecha de transformación de la información _____________

Fecha de surgimiento de la fotografía original ___________

Descripción bibliográfica _____________

Indicador para el acceso a la versión master u original _____________

Idioma _____________

Marca de agua ____________

Forma de ingreso _____________

Soporte _____________

Peso de la información _____________

Descriptores de materia _____________

País _____________

Notas de interés _____________

Otro _____________

  1. ¿La clasificación de las fotografías digitalizadas se realiza de forma manual?

Si _____________ No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿La institución exige que las fotografías digitalizadas contengan marca de agua?

Si _____________ No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿La institución tiene implementada alguna herramienta para supervisar las etapas del proceso de digitalización?

Sí _____________ No _____________

  1. ¿La institución realiza algún control de calidad de los medios tecnológicos para la digitalización?

Sí _____________ No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿La institución emite un informe de incidencias del proceso?

Sí _____________ No _____________

  1. ¿La institución elabora y analiza informes de nivel de satisfacción de usuarios?

Sí _____________ No _____________ En ocasiones _____________

  1. ¿La institución cuenta con algún encargado de la supervisión de la calidad de los archivos de copia y acceso?

Si _________ Técnico __________ Especialista __________

Otros ___________

No __________

  1. ¿Su institución cuenta con algún plan para la identificación y control de riesgo y vulnerabilidades de los volúmenes digitalizados?

Sí _____________ No _____________

  1. ¿La información digitalizada se encuentra visible y accesible para los usuarios?

Si ______ Biblioteca Digital ______ Repositorio _______

Base de Datos ________ Carpetas en PC _______ Otros_______

No _______ En proceso _________

  1. ¿La institución planifica el destino de las fotografías empleados en la digitalización?

Si _____________ No _____________ En ocasiones _____________